Mehr Effizienz in der Unternehmenskommunikation: Optimierte Publikationsprozesse

Wünscht du dir mehr Effizienz in der Unternehmenskommunikation? Dann geht es dir wie den meisten Unternehmen. Doch wie lässt sich diese Effizienzsteigerung bewerkstelligen? Wir sagen, durch die Optimierung der Publikationsprozesse. Wie das ganz einfach geht, zeigen wir dir in diesem Bericht.  

Ob Geschäftsberichte, Factsheets, Handbücher oder Broschüren: Die Publikationen eines Unternehmens spielen eine wichtige Rolle in der Kommunikation mit ihren verschiedenen Anspruchsgruppen.

Die meisten Unternehmen erstellen und veröffentlichen deshalb regelmässig Publikationen. Doch der damit verbundene Publikationsprozess ist oftmals nicht so effizient, wie er sein könnte. Übrigens unabhängig davon, ob diese Publikationen unternehmensintern oder in Zusammenarbeit mit einer externen Agentur erstellt werden.

Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen ist diese Ineffizienz ein Problem. Denn besonders dann, wenn die zur Verfügung stehenden Ressourcen für Marketing und Kommunikation nicht gerade üppig sind, sollten die Prozesse so effizient wie möglich gestaltet werden.

Kommen wir also zur entscheidenden Frage: Wie lässt sich der Aufwand für die Erstellung von Publikationen reduzieren oder anders gefragt, wie können die Publikationsprozesse gezielt optimiert werden?

Wenn du dir eine effizientere Unternehmenskommunikation wünschst, kommst du nicht daran vorbei deine Publikationsprozesse und die genutzten Publikationssysteme zu überdenken. Denn die Erstellung von Geschäftsbericht und Co. birgt die eine oder andere Effizienzfalle.

Wir haben die wichtigsten Stolpersteine des Publikationsprozesses für dich zusammengefasst und zeigen am Beispiel des Online-Redaktions- und Publikationssystems elias^®, wie sich diese umgehen lassen.

Das Informationsverhalten der meisten Zielgruppen deines Unternehmens verändert sich laufend. Die Konsequenz ist, dass immer mehr Publikationskanäle genutzt werden.

Für dich heisst das, dass du Publikationen wie beispielsweise Geschäftsberichte oder Factsheets sowohl in einer Print- als auch einer Online-Version veröffentlichen solltest. Und genau hier liegt der erste Stolperstein.

Die Schwierigkeit der medienübergreifenden Publikation ist nämlich, dass nicht alle Publikationslösungen dafür ausgelegt sind. Für viele Unternehmen bedeutet die Publikation auf verschiedenen Kanälen doppelte Arbeit. Dies hat zur Folge, dass der Publikationsprozess ineffizient ist.

Um die Effizienz-Falle des Multichannel Publishing zu umgehen, setzt das Online-Redaktions- und Publikationssystem elias^® auf eine medienneutrale Aufbereitung. In dieser Form können die Publikationen auf Knopfdruck medienübergreifend auf verschiedenen Kanälen publiziert werden.

Weil sich nicht jeder Inhalt für jeden Publikationskanal eignet, – also beispielsweise ein Video in einer gedruckten Publikation – kann zudem bei jedem einzelnen Inhaltselement der Publikation gesteuert werden, in welchem Kanal es ausgegeben werden soll oder nicht.

Wenn du auch schon Publikationen erstellt hast, weisst du, dass diese teilweise so umfangreich sind, dass du sie nicht alleine erstellen kannst. Publikationen wie beispielsweise Geschäftsberichte oder Handbücher werden oftmals von ganzen Teams erstellt.

Das Problem ist, dass sich nicht jede Publikationslösung für eine Zusammenarbeit eignet. Gewisse Publikationslösungen können die Zusammenarbeit sogar erschweren und wirken sich somit negativ auf die Effizienz des Publikationsprozesses aus.

Wenn beispielsweise drei Personen an einer Publikation arbeiten, muss sichergestellt werden, dass alle Beteiligten über sämtliche Änderungen bzw. jede neue Version verfügen. Oftmals ist die einzige Lösung, die verschiedenen Versionen einer Publikation hin und her zu schicken. Das verursacht nicht nur einen hohen administrativen Aufwand, sondern hat auch zur Folge, dass verschiedene Versionen im Umlauf sind. Ausserdem erschwert es allen Beteiligten den Überblick zu bewahren und zudem besteht die Gefahr, gewisse Inhalte zu verlieren.

elias^® ist so konzipiert, dass ganze Teams an derselben Publikation arbeiten können – und das sogar zeitgleich. Das gilt nicht nur für interne Mitarbeitende, sondern auch bei einer Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, wie beispielsweise Übersetzern.

Inhaltliche Anpassungen einer Publikation können direkt im Publikationssystem vorgenommen werden. Damit erübrigt sich die Frage, welche Version einer Publikation die neueste ist.

Zudem werden alle Publikationen an einem zentralen Ort abgelegt, wo sie für die vorgesehenen Editoren verfügbar sind. Um die Zusammenarbeit und die gemeinsame Erstellung einer Publikation weiter zu vereinfachen, können zu prüfende Inhaltselemente farblich gekennzeichnet oder Kommentare dazu erfasst werden.

Je unabhängiger ein Prozess, umso effizienter kann er gestaltet werden. Klingt logisch, oder?

Aber was bedeutet dies im Umkehrschluss? Richtig, Abhängigkeiten wirken sich negativ auf die Effizienz aus!

Viele Publikationslösungen oder -systeme erfordern den Download von Software. Das hat zwei Nachteile: Erstens muss die Software bei jeder neuen Version aktualisiert werden und zweitens ist sie nur auf dem Endgerät verfügbar, auf das sie heruntergeladen wurde. Das schafft Abhängigkeiten und wirkt sich negativ auf die Flexibilität der Nutzer aus.

Eine uneingeschränkte Verfügbarkeit steigert die Effizienz des Redaktions- und Publikationsprozesses. Aus diesem Grund ist elias^® browserbasiert und kommt ohne Software-Download oder zeitintensive Updates aus. Ob Zuhause, im Büro oder unterwegs kann so flexibel an einer Publikation gearbeitet werden – rund um die Uhr und unabhängig des Geräts.

Eine Publikation ist mehr als nur ihr Inhalt. Die ansprechende Gestaltung wird immer wichtiger. Und häufig ist es genau diese Phase, welche den gesamten Publikationsprozess in die Länge zieht.

Entweder muss für die Gestaltung auf die Unterstützung eines Grafikers zurückgegriffen werden, oder sie kann zwar selbst vorgenommen werden, braucht aber viel Zeit und Geduld.

Wenn du auch schon an der Formatierung einer Publikation im Word verzweifelt ist, weisst du, was ich meine.

Mit elias^® lässt sich der Gestaltungsaufwand für eine Publikation auf ein Minimum reduzieren. Dank individuell programmierter Templates kann ohne Mehraufwand sichergestellt werden, dass die Gestaltung bei jeder Publikation übereinstimmt.

So sehen Publikationen nicht nur gut aus, sie entsprechen bezüglich Farben, Schriftarten und Abständen jederzeit den Vorgaben des Corporate Designs.

Bei grossen und zahlenlastigen Publikationen, wie beispielsweise Geschäftsberichten, ist die Integration der Zahlen eine heikle Schnittstelle. Besonders dann, wenn sie manuell vorgenommen wird.

Bei der Übertragung von Zahlen und Inhalten können sich nicht nur schnell Fehler einschleichen, sie nimmt auch viel Zeit in Anspruch und wirkt sich dementsprechend negativ auf die Effizienz aus.

Um den Stolperstein der ineffizienten Datenübertragung zu beseitigen, verfügt elias^® über eine eigene Excel-Schnittstelle. Dank dieser Schnittstelle lassen sich komplette Excel-Dateien importieren und einzelne Worksheets daraus automatisch in die Publikation integrieren.

Müssen Zahlen geändert werden, können die entsprechenden Excel-Dateien neu verknüpft werden und schon sind die Inhalte in der gesamten Publikation wieder auf dem neusten Stand.

Wie du siehst, gibt es nur einen Weg, wie du eine hohe bzw. höhere Effizienz erreichen kannst:
Langfristig und nachhaltig optimierte Publikationsprozesse!

elias^® unterstützt dich dabei, diese Optimierungen umzusetzen. Je mehr Publikationen damit erstellt werden, umso höher ist das Einsparungspotenzial.

Um die Redaktions- und Publikationsprozesse noch effizienter zu machen, ist es beispielsweise möglich, bestehende Publikationen zu duplizieren und daraus eine neue Version zu erstellen. Das lohnt sich vor allem bei wiederkehrenden, ähnlichen Publikationen wie beispielsweise Factsheets oder Geschäftsberichten.

Dank unserer jahrelangen Erfahrung in der Erstellung von Publikationen kennen wir nicht nur die Bedürfnisse von Unternehmen, sondern auch die Probleme, mit denen sie konfrontiert werden. Diese Aspekte sind in die Entwicklung von elias^® eingeflossen.