7 gute Gründe für die Redaktions- und Publikationsautomatisierung

Die Erstellung einer Publikation bedeutet viel Aufwand und kann hektisch sein. Deshalb liegt es nahe, nach Möglichkeiten zu suchen, den Redaktions- und Publikationsprozess zu automatisieren und zu vereinfachen. Ein möglicher Lösungsansatz ist die Nutzung eines Online-Redaktions- und Publikationssystems. Gründe für eine Umstellung gibt es viele.

Bevor die Frage nach den Gründen für ein Online-Redaktions- und Publikationssystem geklärt werden kann, muss klar sein, worum es sich dabei handelt und was hinter der Redaktions- und Publikationsautomatisierung steht.

Gemäss Wikipedia handelt es sich dabei um:

«Softwaresysteme zur Verwaltung von publizistischen Inhalten, wie Zeitungen, Zeitschriften und Webseiten aber auch von Unternehmenspublikationen wie Geschäftsberichte, Medienmitteilungen oder Broschüren. Wesentliches Merkmal ist die Trennung von Inhalt (Content), Datenstruktur und Design (Layout) sowie die Möglichkeit der Zugriffssteuerung bzw. des Workflows.»

Das heisst, es handelt sich um ein System, mit welchem redaktionelle Inhalte erstellt, organisiert und verwaltet werden können. Gleichzeitig lassen sich auch die damit verbundenen Prozesse steuern.

Die Trennung von Inhalten, Datenstruktur und Design ermöglicht dem System die Inhalte per Knopfdruck für Web wie auch für Print zu erstellen. Das bedeutet, dass Inhalte «medienneutral» aufbereitet werden und dadurch eine «crossmediale Publikation» erlauben, das heisst für Web und Print gleichzeitig. Sie decken damit den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Publikation ab, was zu einer Vereinfachung und Beschleunigung führt und dadurch kostensenkend wirkt.

So kann die Effizienz des Publikationsprozesses nachhaltig gesteigert werden: Jetzt lesen!

Die herkömmliche Erstellung einer Print-Publikation ist mit grossem Aufwand und hoher Achtsamkeit verbunden. Da im Normalfall die Publikationen lokal gespeichert sind, erfolgt jede Änderung manuell. Das Dokument wird mehrfach via E-Mail zwischen Bearbeitern und Entscheidungsträgern hin und her geschickt. Das ist ineffizient und kostet Zeit.

Mit einem Online-Redaktions- und Publikationssystem wird der Publikationsprozess nachhaltig verändert und viel Zeit eingespart. Im Folgenden einige Beispiele aus dem Publikationsalltag mit dem von LST entwickelten eliasPublisher:

• Die Publikation ist zentral abgelegt. Dadurch entfallen langwierige E-Mail-Übermittlungen.
• Die Speicherung erfolgt zentral. Die Publikation ist für alle Beteiligten rasch und direkt zugänglich.
• Die einfache Handhabung des Systems ermöglicht eine schnelle Erfassung der Inhalte.
• Die Verwendung von Templates stellt sicher, dass das Layout den Corporate Design Vorgaben entspricht. Dadurch wird die Zeit für Formatierungsanpassungen stark reduziert.

Durch manuelle Korrekturen und Anpassungen, die aufgrund der bisher lokal gespeicherten Dokumente erfolgen, ist der herkömmliche Publikationsprozess fehleranfällig. Je mehr Schnittstellen entstehen, umso grösser ist die Gefahr, dass sich Unstimmigkeiten einschleichen.

Durch die Nutzung eines Online-Redaktions- und Publikationssystems werden diese Fehlerquellen eliminiert:

• Korrekturen und Anpassungen werden direkt in der zentral abgelegten Publikation vorgenommen. Manuelle Korrekturübertragungen entfallen. 
• Inhalte, die eine Überprüfung oder eine weitere Bearbeitung benötigen, können markiert werden. Diese Markierung ist für alle sichtbar, die an der Publikation arbeiten.

Im «analogen» Publikationsprozess kann nicht parallel an einem Dokument gearbeitet werden. Im Besten Fall wird an mehreren Dokumenten gearbeitet, die in der Folge von Hand zusammengeführt werden. Die Produktivität sinkt und die Fehleranfälligkeit steigt.

Mit einem Online-Redaktions- und Publikationssystem wird die Zusammenarbeit während des Redaktionsprozesses vereinfacht:

• Alle Beteiligten arbeiten am selben Dokument. Die online gespeicherte Publikation entspricht immer dem neusten Stand. 
• Alle Beteiligten können gleichzeitig an derselben Publikation arbeiten.
• Das Online-System kann unabhängig von Ort, Zeit und Gerät genutzt werden
• Externe Partner, wie beispielsweise Übersetzer, können ganz einfach auf das Online-Redaktions- und Publikationssystem zugreifen und ihre Inhalte direkt in die Publikation einfügen.
• Jeder Benutzer erhält eine klare Rollenzuteilung, die ihm entsprechende Rechte erteilt: editieren, freigeben, publizieren.

Transparenz ist ein wichtiges Thema bei der Erstellung einer Publikation. In manchen Fällen muss man nachvollziehen können, wer bestimmte Änderungen gemacht hat und wann und weshalb diese gemacht wurden. Mit einem Redaktionssystem ist das möglich. Die Arbeit aller Aktivitäten wird transparenter. Es ist nicht nur einfacher Änderungen vorzunehmen, sondern auch diese zu prüfen und zu verwalten. Es hilft auch bei der Einhaltung der Termine, so dass Sie mit Ihrem Redaktionsplan auf Kurs bleiben.

Die Arbeit mit einem Online-Redaktions- und Publishingsystem reduziert die Kosten bei der Publikationserstellung nachhaltig. Dank der Effizienz des Redaktions- und Publikationsprozesses, erstellen Sie Ihre Publikationen schneller und publizieren diese per Knopfdruck für Web und Print. Ist ein Template für eine Publikation erstellt, kann dieses jederzeit mit aktuellem Inhalt neu gefüllt werden. Je mehr Publikationen Ihr Unternehmen publiziert, desto höher ist das Potenzial der Kosteneinsparungen und umso mehr lohnt es sich, auf ein Online-Redaktionssystem umzusteigen.

Welche Publikationen besitzt Ihr Unternehmen? Praktisch alle eigenen sich dazu mit einem Online-Redaktions- und Publikationssystem erstellt zu werden:

• Geschäftsberichte
• Factsheets
• Medienmitteilungen
• ESG-Reports
• Datenblätter
• Benutzerhandbücher
• Lehrmittel
• Schulungsunterlagen
• Mitarbeitermagazine
• …und viele mehr

​​​​​​Die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen haben sich in den letzten Jahren radikal gewandelt. Das Internet ist heute eine der wichtigsten Informationsquellen. Deshalb ist es für ein Unternehmen zentral, nicht nur mit gedruckten Publikationen, sondern auch online präsent zu sein und eine crossmediale Kommunikationsstrategie zu verfolgen. Die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens wird mit webbasierten Publikationen in den Suchmaschinen verbessert und Ihr Unternehmen im Internet schneller gefunden. Das Stichwort heisst SEO, Search Engine Optimization, oder zu deutsch, Suchmaschinenoptimierung.

Mit einem Publikation- und Redaktionssystem müssen Sie sich nicht mehr für Web oder Print entscheiden. Das System bereitet die Inhalte unabhängig vom Publikationskanal auf. Dadurch werden Print- wie auch Webversionen ganz einfach per Knopfdruck erstellt.

Ausserdem sind alle Inhalte mehrfach verwendbar. Teile des Geschäftsberichts können beispielsweise in den Mitarbeiternewsletter einfliessen oder Informationen des Factsheets können für das Kundenmagazin übernommen werden.

Die Verwendung eines Online-Redaktions- und Publikationssystems vereinfacht nicht nur den Publikationsprozess, es führt auch zu einem professionelleren Auftritt. Einerseits in der Zusammenarbeit mit externen Partnern wie beispielsweise Lektoren oder Gutachtern, aber auch im Erscheinungsbild, da dieses für alle Publikationen einheitlich ist und alle Corporate Design-Vorgaben eingehalten werden. Tippfehler gehören dank der Rechtschreibefunktion der Vergangenheit an und unternehmensspezifische Ausdrücke, Marken- und Produktnamen werden dank dem Corporate Wörterbuch immer korrekt geschrieben.

Die Argumente, die für die Arbeit mit einem Online-Redaktions- und Publikationssystem sprechen sind zahlreich. Je nach Bedürfnissen Ihres Unternehmens stehen Ihnen auf dem Markt unterschiedliche Systeme zur Verfügung. Unsere Kunden wünschten sich eine Redaktions- und Publikationslösung, die einfach und effizient ist und sie unabhängiger von externen Agenturen macht.

Um diesem Wunsch nachzukommen, wurde mit eliasPublisher ein einfaches, effizientes und preiswertes Redaktions- und Publikationssystem entwickelt. Es eignet sich für die Erstellung wiederkehrender, professioneller Unternehmenspublikationen, wie beispielsweise Geschäftsberichte, Faktenblätter oder Medieninformationen.

Mit der intuitiven Handhabung, dem medienübergreifenden Publizieren für Web und Print, einem Corporate Wörterbuch, Drag & Drop-, Exel- und Chart-Engine-Funktionen und vielem mehr, wird das Prinzip der Einfachheit umgesetzt. Prozesse werden verkürzt, Aufwände minimiert. Die Komplexität wird auf das Wesentliche reduziert und die Abhängigkeit von dritten entfällt.

Mehr Informationen zu eliasPublisher finden Sie hier.