Wie implementiere ich ein Redaktionssystem für Geschäftsberichte?
Sie erstellen regelmässige Publikationen, wie beispielsweise den Geschäftsbericht und suchen nach einer einfacheren und effizienteren Lösung für den Redaktions- und Publikationsprozess? Sie sind sich aber nicht sicher, weil die Implementierung von einem solchen Redaktions- und Publikationssystem sehr aufwändig, teuer und kompliziert sein kann.
Dass die Implementierung eines Redaktions- und Publikationssystem ganz einfach sein kann, zeigt das Beispiel von eliasPublisher. In diesem Blogpost wollen wir Ihnen aufzeigen, wie wir Sie bei der Implementierung von eliasPublisher begleiten, sodass Sie künftig selbständig und sicher Ihre Berichte erstellen können.
Warum ein Redaktionssystem?
Wir leben in einer digitalisierten Zeit. Dennoch publizieren viele Unternehmen ihren Geschäftsbericht nur in gedruckter Form. Digitale Geschäftsberichte werden oft lediglich als PDF-Datei auf der Unternehmens-Webseite zum Download angeboten.
Dies entspricht jedoch nicht einem «echten» digitalen Geschäftsbericht und dessen Möglichkeiten. Zudem vernachlässigt diese Publikationsform in den meisten Fällen die Bedürfnisse der Zielgruppe.
Möchte man auf die Bedürfnisse aller Leser eingehen, ist daher ein hybrider Geschäftsbericht, der sowohl als Printausgabe als auch digital publiziert wird, schon fast zwingend.
Das könnte Sie ebenfalls interessieren:
Weshalb Sie einen digitalen Geschäftsbericht brauchen!
Die Schwierigkeit dabei ist, dass das Erstellen von eines gedruckten Geschäftsberichts bereits mit viel Aufwand verbunden ist. Einen hybriden Geschäftsbericht zu erstellen, bedeutet entsprechend noch mehr Aufwand, weil viele Arbeiten für die beiden Publikationskanäle doppelt ausgeführt werden müssen.
Ein Redaktionssystem reduziert längerfristig den Aufwand
Ein Redaktions- und Publikationssystem für Geschäftsberichte kann hier Abhilfe schaffen: Es hilft Unternehmen im Idealfall, ihre Erstellungs- und Publikationsprozesse zu optimieren und die Finanzkommunikation schneller und übersichtlicher zu gestalten.
Schnittstellen, Publikationslayout und zentraler Speicher
Finanzdaten können beispielsweise dank einer Excel-Schnittstelle fehlerlos in den Geschäftsbericht importiert werden. Zahlen müssen folglich nicht mehr abgetippt und medienübergreifend verglichen werden. Solche Schnittstellen reduzieren nicht nur die Fehlerquote und den Aufwand, sondern erhöhen auch die Sicherheit.
Zudem wird in einem Redaktions- und Publikationssystem für alle Inhalte ein Publikationslayout definiert. Dieses Publikationslayout stellt sicher, dass nicht nur das Seitenlayout, sondern auch alle Tabellen und Texte einheitlich dargestellt werden und dem CI/CD eines Unternehmens entsprechen.
Nicht zuletzt werden die Inhalte in einem Redaktionssystem zentralisiert und strukturiert abgelegt, damit die Datensicherheit und das Datenhandling für alle Publikationsformate vereinfacht werden.
Ein Redaktionssystem zu erschwinglichen Preisen
Die Aussicht, ein Redaktionssystem sorgfältig zu evaluieren, zu implementieren, Nutzer zu schulen und allenfalls hohe Lizenzkosten zu zahlen, mag allerdings für Unternehmen abschreckend wirken.
Nicht jedes Unternehmen verfügt über das entsprechende Budget, um grosse und teilweise überdimensionierte Redaktions- und Publikationssysteme zu implementieren. Solche Systeme zu implementieren und die Nutzer darauf zu schulen, kann sich als sehr schwierig herausstellen. Vor allem dann, wenn ein grosses und umfassendes Redaktionssystem viel Fachwissen voraussetzt.
Um die Vorteile der Publikationsautomatisierung einem breiteren Publikum, resp. auch jenen Unternehmen anbieten zu können, welche bis anhin nicht die Ressourcen für eine Redaktions- und Publikationssystem hatten, haben wir gemeinsam mit unseren Kunden eliasPublisher entwickelt.
eliasPublisher unterscheidet sich durch eine einfache Nutzerführung, effiziente Prozesse und einen sehr preiswerten Einsatz. Gleichzeitig orientiert es sich im Funktionsumfang an den Kundenbedürfnissen und geht noch einen Schritt weiter.
eliasPublisher soll es Ihnen ermöglichen, Ihre Publikationen automatisiert zu erstellen, sodass wiederkehrende und immer gleiche Aufgaben im Publikationsprozess effizienter erledigt werden können und das publizierte Resultat einheitlich aussieht.
Lohnt sich ein Redaktionssystem?
Unsere Kunden fragen uns in der Evaluationsphase oft nach dem Return on Investment eines Redaktionssystems. Dabei steht oft die Frage im Raum, ob ein Redaktionssystem für die aktuellen Publikationsprozesse nicht doch überdimensioniert oder nicht lohnenswert sei.
Aus unserer Erfahrung braucht es nicht viel, dass sich ein Redaktionssystem lohnt. Vergleichen wir den durchschnittlichen Aufwand, den ein Unternehmen für einen konventionellen Geschäftsbericht budgetieren muss, mit unseren Erfahrungen mit eliasPublisher, sehen wir klare Kosteneinsparungen.
Um dies zu verdeutlichen, zeigen wir in der folgenden Tabelle die durchschnittlichen Aufwendungen für einen Geschäftsbericht und die möglichen Kosteneinsparungen durch den Einsatz eines Redaktionssystems wie eliasPublisher.
Wie in der Tabelle ersichtlich, können bereits im ersten Jahr externe Aufwendungen wie Druckkosten, Agenturdienstleistungen, Grafikkosten und Websitekosten eingespart werden.
Aber auch interne Aufwendungen und Arbeitsschritte können reduziert werden. Durch die Reduktion von manuellen Arbeitsschritten werden automatisch auch Fehler vermieden. So können beispielsweise aufwändige Tabellen dank einer einzigartigen Schnittstelle direkt aus der Excel-Datei einfach und sicher in den Geschäftsbericht importiert werden.
Je mehr Mitarbeitende und Publikationen Ihre Organisation hat, desto grösser ist das Handlungs- und Einsparungspotenzial: Sie können Ihre Finanzdaten und Inhalte an einem zentralisierten Ort speichern. So werden Inhalte nicht aus Versehen an verschiedenen Orten bearbeitet, gleichzeitig wird die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern einfacher und schneller.
«Dank eliasPublisher haben wir die Kosten für die Publikation unserer Factsheets und Jahresberichte um mehr als 80% reduziert.»
Aufwändige Absprachen oder doppelte Inhalte gehören so der Vergangenheit an. Jeder weiss, wo er welche Inhalte finden kann, zudem können die vorhandenen Daten immer wieder kopiert und angepasst werden, sodass Sie mit der Arbeit nicht jedes Mal bei null anfangen müssen.
Wie lässt sich ein Redaktionssystem implementieren?
Sind Sie sich dem Potenzial und den Vorteilen eines Redaktions- und Publikationssystems bewusst, stellt sich die Frage, wie Sie ein solches System implementieren können.
Damit wir den Prozess für alle Beteiligten so übersichtlich und zuverlässig wie möglich gestalten können, haben wir die folgenden Prozessschritte ausgearbeitet: Die wichtigsten 10 Schritte bei der Implementierung
Grundsätzlich hängt vieles vom System und den gewünschten Prozessen ab. Wie schnell und erfolgreich ein Publikationssystem implementiert werden kann, hängt zudem davon ab, wie bereit eine Organisation ist, bestehende und allenfalls aufwändige Publikationsprozesse zu überdenken.
Das heisst, dass sich das Publikationsteam darauf vorbereitet, bestehende Prozesse zu überdenken und sich allenfalls auf andere, meist einfachere und sicherere Prozesse einzulassen. Deswegen ist es wichtig, das ganze Team beim Change-Prozess einzubeziehen.
«Ist man bereit, bestehende Prozesse zu hinterfragen, werden die Vorteile von eliasPublisher umso auffälliger.»
Ebenso darf der zeitliche Aspekt nicht vergessen gehen. Gerade die Publikationsprozesse für einen Geschäftsbericht müssen klar definiert sein. Verzögerungen und Unsicherheiten kurz vor dem Publikationsdatum sind sehr unerfreulich und führen dann zu noch mehr Fehlern und Stress. Deshalb sollte man für die Planung und Implementierung des Redaktionssystems genügend Zeit einkalkulieren.
Ein Redaktionssystem zu implementieren, kann wenige Tage, aber auch schnell mal drei Monate und mehr in Anspruch nehmen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Abwesenheiten von Schlüsselpersonen bei der Projektplanung oft übersehen werden. Zudem unterschätzen unsere Kunden teilweise die Dauer der eigenen Entscheidungsprozesse und den Aufwand, der für die Koordination mit allen Partnern anfällt.
Die wichtigsten 10 Schritte bei der Implementierung
01. Erste Bedarfsanalyse
In einem ersten Schritt erfassen wir Ihre Bedürfnisse. Gerade für eliasPublisher ist diese Bedarfsanalyse von grosser Wichtigkeit. Sind die Wünsche zu ungenau formuliert, kann es gut sein, dass die bestehenden Erwartungen durch ein Redaktionssystem nicht richtig erfüllt werden können. Das Ziel des ganzen Teams von eliasPublisher ist es, dass unsere Kunden tatsächlich einen Mehrwert mit eliasPublisher generieren können.
Damit der Einsatz von eliasPublisher ein Erfolg wird, benötigen wir vorab einen Überblick über die bestehenden Publikationen, Zielgruppen, Medien, Prozesse und Kosten.
Vollständige Bedarfsanalyse anfordern
Analysieren Sie Ihre Ausgangslage selber!
02. Individuelles Angebot
Obwohl wir die verschiedenen Preismodelle auf der Website publiziert haben, werden wir Ihnen ein individuelles Angebot machen, basierend auf den Erkenntnissen aus der ersten Bedarfsanalyse.
Dieses individuelle Angebot beinhaltet alle initialen Aufwendungen, die einmalig beim System-Setup und der Programmierung der Publikationslayouts anfallen, sowie alle Lizenzkosten. Die Lizenzkosten richten sich nach dem gewünschten Funktionsumfang. Sie finden die verschiedenen Preismodelle auf unserer Webseite.
03. Nutzungsvereinbarung und Vertragsunterzeichnung
Eine Zusammenarbeit ohne klar definierte Verantwortung kann nicht funktionieren. Das gilt auch bei einer Software. Gerade auch, weil bei einem Publikationssystem wichtige und sehr sensitive Daten im Spiel sein können.
Deshalb müssen wir noch vor der Implementierung von eliasPublisher alle Eventualitäten mit einer Nutzungsvereinbarung definieren. Dabei werden Themen wie die Verfügbarkeit, die Sicherheit, der Datenschutz und viele weitere wichtige Punkte definiert.
Infografik
Jetzt alle Schritte in der Übersicht anschauen
04. Verantwortung definieren
Sobald die vertraglichen Einzelheiten geklärt sind, können wir mit dem Projektsetup starten. Dabei werden wir Ihnen unter anderem folgende Fragen stellen, wenn diese nicht schon im ersten Schritt definiert worden sind:
- Wer soll der Ansprechpartner sein?
- Wer wird eliasPublisher intern in der Firma vertreten?
- Welche Nutzer werden welche Rollen einnehmen?
- Gibt es externe Dienstleister, wie beispielsweise Übersetzer oder Korrektoren, die von extern auf eliasPublisher zugreifen sollen?
Das Ziel ist eine saubere und zuverlässige Projektorganisation, damit eliasPublisher richtig und pünktlich bei Ihnen implementiert werden kann.
05. Publikationslayout gestalten
Basierend auf Ihrem Corporate Design und Ihren bestehenden Publikationen erstellen wir gemeinsam mit Ihnen das künftige Publikationslayout. Dies mit dem Ziel, eine moderne und zeitgemässe Publikation zu erstellen, die für die Publikationsautomatisierung optimiert ist.
Dieses Publikationslayout ist auch gleich die Grundlage für die Gestaltung des Webviewers. Mit dem Webviewer werden Ihre Inhalte mit einem Klick auf eine eigene Website publiziert und automatisch auf allen Endgeräten richtig dargestellt.
In dieser Phase ist es sicherlich auch immer wieder ratsam, bestehende Inhalte und Denkmuster zu hinterfragen und sich zu überlegen, welche Inhalte modernisiert oder optimiert werden könnten.
Mit eliasPublisher wird Ihr Redaktions- und Publikationsprozess automatisiert. Für eine solche Automatisierung muss das Layout in den meisten Fällen entsprechend optimiert werden. Das heisst, dass bestimmte Inhalts- und Gestaltungselemente (wie zum Beispiel Textelemente, Tabellen oder Charts) angepasst werden, was dazu führt, dass sie künftig anders aussehen könnten, als dies bisher der Fall war.
06. Publikationslayout programmieren
Haben Sie sich auf eines der gemeinsam erarbeiteten Publikationslayouts geeinigt, werden die einzelnen Elemente des Layouts programmiert.
Durch die Programmierung stellen wir sicher, dass die CI/CD-Vorgaben Ihres Unternehmens bei jeder Publikation automatisch eingehalten werden. Layout-Raster, Farben und Typografie sind dadurch in jeder Publikation identisch. Das wirkt professionell und sorgt für einen hohen Wiedererkennungswert.
07. System-Setup von eliasPublisher
Beim System-Setup wird eliasPublisher für den Kunden vorbereitet und aufgesetzt. Gemeinsam definieren wir Vorlagen für Ihre Excel-Dateien, sodass diese beim Upload durch eliasPublisher interpretiert und gelesen werden können.
Ihre individuelle Domain wird festgelegt und der Zugang zum Redaktions- und Publikationssystem für Sie erstellt.
Die neuen Layouts werden im System hinterlegt und die Benutzer initial definiert. Dank des einzigartigen Lizenzmodells von eliasPublisher können Sie beliebig viele Nutzer definieren. Durch die einfache Bedienung können Sie zudem selbst neue Nutzer hinzufügen.
08. Setup der Publikation
Damit Sie gleich von Beginn an von den Vorteilen der Publikationsautomatisierung profitieren können, werden die Inhalte einer vergleichbaren Publikation für Sie vorbereitet. Dadurch können Sie die neuen Inhalte Ihres Geschäftsberichts direkt in eliasPublisher einfügen und für das neue Jahr anpassen.
09. Schulung
Wir zeigen Ihnen in einer umfassenden Schulung, wie eliasPublisher angewendet wird und worauf zu achten ist. Ausserdem geben wir Ihnen Tipps und Tricks mit auf den Weg, wie Sie eine erfolgreiche Publikation erstellen.
Nach dieser einmaligen Vorarbeit durch die Agentur und der Schulung können Sie und Ihr Team damit beginnen, einen neuen Geschäftsbericht zu erstellen.
10. Nutzung, Support und Dokumentation
Treten Fragen oder Unsicherheiten auf, hilft Ihnen in einem ersten Schritt die Support-Datenbank. Hier werden die häufigsten Unklarheiten beschrieben und gelöst.
Sollten Sie dennoch nicht weiterwissen, steht Ihnen unsere Hotline zur Verfügung, in der wir persönlich auf Ihre Fragen eingehen.
Die sechs häufigsten Fehler bei der Implementierung eines Redaktionssystems
Nun haben Sie einiges darüber erfahren, wie ein Redaktionssystem Sie bei der Erstellung Ihres Geschäftsberichts unterstützen kann und wie es implementiert wird.
Damit der Einsatz eines Publikations- und Redaktionssystems ein Erfolg wird, braucht es Änderungen im Arbeitsalltag und Prozesse und gewohnte Abläufe müssen angepasst werden.
Gerne helfen wir Ihnen mit unserer Erfahrung, damit folgende häufige Fehler nicht auftreten.
1. Falsche Erwartungen
Ein Redaktionssystem zu implementieren, bedeutet in einem ersten Schritt Mehraufwand. Dieser Mehraufwand ist nötig, um hinterher effizienter, einfacher und kostengünstiger arbeiten zu können. Ihn zu unterschätzen, ist ein häufiger Fehler.
2. Alte Prozesse beibehalten
Bestehende Prozesse sind für die aktuelle Publikation bestimmt richtig, eignen sich jedoch nicht zwingend für ein Redaktionssystem.
Deshalb ist es wichtig und notwendig, bestehende Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen, damit der Vorteil von eliasPublisher genutzt werden kann.
Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre bestehenden Prozesse zu analysieren und für eliasPublisher zu optimieren.
3. Ein Redaktionssystem löst automatisch alle Probleme
Die Qualität der Inhalte, die in eliasPublisher eingefügt werden, und die dahinterliegenden Prozesse definieren die Qualität des Endresultats.
Wer sich folglich weder mit diesen Inhalten noch den Prozessen auseinandersetzt, wird sich nur mässig über ein Redaktionssystem freuen können.
Aus unserer Sicht lohnt es sich sehr, ein Augenmerk auf diese beiden Punkte zu legen, da dies eliasPublisher um einiges einfacher und schneller machen wird, sofern das System sinnvoll eingesetzt wird.
4. Kein Redaktionsplan
Auch wenn ein Redaktionssystem die Prozesse stark vereinfacht, müssen die Inhalte trotzdem erarbeitet werden. Damit die zeitlichen Vorgaben und die inhaltliche Qualität gewährleistet werden können, empfiehlt es sich, einen Redaktionsplan zu erfassen.
In diesem Plan wird unter anderem definiert, welche Publikation wann erscheinen soll und welche Schritte dafür nötig sind. So können sich alle, die im Publikationsprozess involviert sind, anhand des Redaktionsplans orientieren.
5. Die Nutzer vergessen
Eine Software kann schwierig zu bedienen sein. Gerade ein Redaktions- und Publikationssystem wird unter Umständen nur in unregelmässigen Abständen gebraucht. Deshalb muss das Interface entsprechend einfach gestaltet sein, damit sich die Nutzer möglichst einfach zurechtfinden können und sich auf ihre Arbeit fokussieren können.
6. Aufwand unterschätzen
Ein Redaktionssystem zu implementieren, kann je nach Bedürfnissen schnell mal einige Monate Zeit in Anspruch nehmen. Ferienabwesenheiten, interne Abklärungen und Abklärungen mit externen Partnern sollten dabei mit einberechnet werden, damit der gewünschte Zeitplan für das Projekt eingehalten werden kann.
Fazit: Mit den richtigen Voraussetzungen kann eliasPublisher einfach und schnell implementiert werden
Ein Redaktionssystem zu implementieren, ist ein Projekt, das Zeit und Ressourcen benötigt. Dabei werden Prozesse hinterfragt und neu gestaltet, was zu Unsicherheiten und Fragen unter den Mitarbeitenden führen kann.
Wenn die Implementierung von einem erfahrenen Projektteam und mit den notwendigen Vorbereitungen umgesetzt wird, kann der Aufwand auf ein Minimum reduziert und Fehlentscheidungen vermieden werden.
Wichtig ist dabei, bestehende Unsicherheiten von Mitarbeitenden ernst zu nehmen, sodass das Team Neues dazulernen und erkennen kann, welche Unterstützung eliasPublisher in der alltäglichen Arbeit bietet, sobald die Implementation einmal abgeschlossen ist.