Lohnt sich ein Redaktionssystem? Wichtige Kriterien als Entscheidungshilfe

Wer regelmässig Publikationen produziert sollte sich die Frage, ob sich ein Redaktions- und Publikationssystem lohnt, gar nicht stellen müssen. Es ist auf die Dauer einfacher, effizienter und preiswerter. Wir wissen von vielen Unternehmen, dass sie mit den bestehenden Prozessen unzufrieden sind, weil zu umständlich, zu kompliziert und zu teuer. Weshalb dann die Zweifel? Im folgenden Blog wollen wir Kriterien aufzeigen, die Sie als Entscheidungshilfe herbeiziehen können.  

Während grössere Unternehmen immer öfters auf ein Redaktions- und Publikationssystem zugreifen, tun sich kleinere und mittelgrosse Unternehmen weiterhin schwer. Liegt es nur an der Unternehmensgrösse? Sind es die «vermeintlichen» Ressourcen, die davon abhalten oder die Angst vor zu komplexen Systemen? Oder sind es die Anschaffungskosten?

Was auch immer hinter den Zweifeln stecken mag, es gibt Redaktions- und Publikationssysteme, wie beispielsweise eliasPublisher, die erschwinglich und einfach in der Anwendung sind. Deshalb zurück zur Frage, wann lohnt sich ein solches System?

Unternehmen ohne Redaktions- und Publikationssystem erstellen ihre Publikationen entweder mit Microsoft Office Word oder sie beauftragen eine Agentur, die meist mit InDesign professionelle Publikationen erstellt. Zwar bietet Word Möglichkeiten, was die Gestaltung oder das Layout einer Publikation angeht. In der Praxis erweist sich das jedoch als mühsam und Corporate Design Vorgaben lassen sich nur schwer einhalten.

Mit eliasPublisher:
eliasPublisher stellt für jeden Publikationstyp Ihres Unternehmens eine kundenspezifische Vorlage, ein sogenanntes Template, bereit. Dieses gibt das Layout und die Gestaltungsmöglichkeiten vor. Jede Publikation erfüllt dadurch automatisch die Corporate Designvorlagen. Der Aufwand für Gestaltung und Layout wird reduziert. Steht die erste Designvorlage, kann diese einfach und schnell mit Inhalt gefüllt werden.

Das Fehlen von internem Know-how erfordert häufig externe Unterstützung in Form einer Agentur oder eines Grafikers. Abgesehen von den damit verbundenen Kosten werden besonders die Abhängigkeit und der Zeitaufwand als negativ gewertet.

Mit eliasPublisher:
Die Benutzeroberfläche des eliasPublishers ist einfach und übersichtlich gestaltet. Selbst Nutzer, die nur gelegentlich damit arbeiten und keine speziellen Software- oder Programmierkenntnisse besitzen, finden sich problemlos mit den drag&drop-Funktionen, Chart Engines oder der Exel-Integration zurecht. Professionell wirkende Publikationen werden unabhängig von der Agentur und im eigenen Rhythmus erstellt.

Die Rollen und Prozesse sind besonders bei kleineren Unternehmen nicht immer klar definiert. Ein Redaktionssystem bringt Struktur und Effizienz in den Prozess.

Mit eliasPublisher:
eliasPublisher bringt Struktur und Ordnung in den Prozess und sorgt für Effizienz. Das hilft den Zeitplan einzuhalten. Ausserdem ermöglicht eliasPublisher allen Beteiligten gleichzeitig an einer Publikation zu arbeiten. Das gilt unternehmensintern aber auch für externe Dienstleister wie beispielsweise Übersetzer oder Lektoren. 

Wo sind die Bilder abgelegt? Wie haben wir das beim letzten Mal gemacht? Welches ist die neuste Version der Publikation? Unsere Erfahrung zeigt, dass die Suche nach Inhalten oder bestimmten Versionen einer Publikation unnötig viel Zeit kostet.

Mit eliasPublisher:
eliasPublisher hilft, Zeit zu sparen. Jede Publikation wird an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet. Alle Redakteure verfügen stets über die aktuelle Version der Publikation.

Die Struktur eines Geschäftsberichts oder eines Factsheets wird meist über eine längere Zeitperiode beibehalten. Ist das Template der Publikation aufgesetzt, wird es mit aktuellem Inhalt gefüllt und muss nicht jedes Mal neu erstellt werden. Speziell bei umfangreichen Publikationen erhöht das die Effizienz und senkt die Kosten.

Gleichzeitig können verschiedene Versionen einer Publikation erstellt werden. So kann beispielsweise ein Geschäftsbericht einfach und schnell für unterschiedliche Zielgruppen angepasst werden. Ebenso interessant ist die "Wiedervewendbarkeit" und die Duplizierung von Inhalten. 

Mit eliasPublisher:
Mit eliasPublisher können vollständige Publikationen dupliziert und neue Versionen der Publikation angelegt werden. Die Struktur bleibt erhalten, der Inhalt ändert sich. Aus dem Geschäftsbericht 2022 wird auf einfache, effiziente und nicht zuletzt preiswerte Art der Geschäftsbericht 2023.

Die crossmediale Kommunikation – Web und Print – ist heute Standard in der Unternehmenskommunikation. Der Aufwand dafür ist ohne entsprechende Publikationssysteme gross. Dies, weil für jeden Kanal unterschiedliche Vorlagen erstellt werden müssen.  

Mit eliasPublisher:
Der eliasPublisher ist gezielt auf das Publizieren für Web und Print ausgelegt. Dazu setzt es auf eine medienneutrale Aufbereitung von Inhalten. Das heisst, Inhalt (Content), Datenstruktur und Design (Layout) sind voneinander getrennt. Das ermöglicht es, Publikationen per Knopfdruck für unterschiedliche Kanäle zu erstellen: die Online-Webseite, das druckfähige PDF oder das PDF für den Download.

Besonders bei börsenrelevanten Informationen ist Sicherheit ein wichtiges Thema. Eine frühzeitige Veröffentlichung durch Dritte gilt es unbedingt zu vermeiden. Die Praxis zeigt auch, dass immer wieder sensible Inhalte per E-Mail verschickt werden.

Mit eliasPublisher:
Mit dem eliasPublisher werden sensible Geschäftsergebnisse direkt ins zentral gespeicherte System eingegeben. Die Funktion der Rollenzuteilung mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen stellt sicher, dass die beteiligten Redakteure ihren Beitrag leisten können, ohne zu viel oder zu wenig zu sehen. Die hohe Systemverfügbarkeit des eliasPublishers erlaubt ununterbrochen damit zu arbeiten. Diverse Sicherheitsmechanismen schützen vor Datenverlust und unberechtigten Zugriffen.

Sind Sie immer noch unentschlossen? Hier nochmals die Gründe, die für ein Redaktions- und Publikationssystem in Ihrem Unternehmen sprechen:

• Steigerung der Effizienz Ihres Redaktions- und Publikationsprozesses
• Kosten und Zeit sparen
• Keine Abhängigkeit von Dritten
• Einfache interne Zusammenarbeit
• Zeitersparnis dank zentraler Datenablage
• Crossmedial per Knopfdruck publizieren
• Hohe Daten- und Prozesssicherheit

Unabhängig von der Grösse Ihres Unternehmens ist die Anschaffung eines Redaktionssystems mit Kosten verbunden. Diese werden jedoch Dank der Prozess-und der Ressourcenoptimierungen bei der Produktion Ihrer Web- und Print-Publikationen rasch kompensiert.

Sind Sie interessiert an einer eliasPublisher Systemdemonstration? Dann kontaktieren Sie uns hier.