Brauche ich ein Redaktionssystem und wenn ja, warum?

Auf die Frage, ob Sie ein Redaktionssystem brauchen, gibt es eine klare Antwort: Auf jeden Fall brauchen Sie ein Redaktionssystem!In einer Zeit, in der sich die Zielgruppen auf allen möglichen Medien, Kanälen und Events bewegen, können Sie auf die zentrale Erarbeitung und Steuerung Ihrer Inhalte und Publikationen kaum mehr verzichten.

Vielleicht haben Sie bereits zum Thema «Redaktionssystem» recherchiert und sind dabei über den Begriff «Publikationssystem» gestolpert. Jetzt fragen Sie sich, wo der Unterschied liegt?

Von Publikationssystemen wird meist im Kontext wissenschaftlicher Arbeiten gesprochen. Ein Publikationssystem ist in diesem Fall ein Prozessansatz zur Publikation wissenschaftlicher Arbeiten. Es umfasst die einzelnen Prozessschritte vom ersten Entwurf bis zur Veröffentlichung. Dieses System dient der Sicherstellung und Validierung wissenschaftlicher Inhalte. Damit Forschungsresultate begutachtet, überprüft und letztendlich als Wissen manifestiert werden können, gewinnt dieser Prozess immer mehr an Bedeutung.

Tatsächlich stellen wir jedoch fest, dass der Begriff «Publikationssystem» längst auch in der Unternehmenskommunikation angekommen ist und in der Praxis als Synonym von Redaktionssystem verwendet wird. In diesem Zusammenhang ist beides gemeint  – sowohl der Prozess, als auch die Software für die Erstellung von Publikationen.

Um nicht zu verwirren, sprechen wir in diesem Beitrag über das Redaktionssystem. Dennoch liesse sich dieser Begriff auch problemlos durch «Publikationssystem» ersetzen.

Von Unternehmen, über Stiftungen, Universitäten und Schulen bis hin zu Vereinen und Genossenschaften: Die Arbeit mit einem Redaktionssystem eignet sich für fast jede Organisation, welche regelmässig Publikationen veröffentlicht.

Ein Redaktionssystem wird typischerweise in den Abteilungen eingeführt, die für die Erstellung von Publikationen verantwortlich sind. In der Regel ist das die Marketing- oder Kommunikationsabteilung. Ein Redaktionssystem, welche speziell für Geschäftsberichte programmiert wurde, ist eher die Finanzabteilung entscheidend.

Weil Redaktionssysteme vielseitig eingesetzt werden können, ist deren Nutzung auch für andere Abteilungen interessant. Beispielsweise für das Produktmanagement,  wenn es um die Erstellung von Handbüchern oder Produkt-Factsheets geht.

Nachdem Sie erfahren haben, was ein Redaktionssystem ist und warum Sie eines brauchen, ist es an der Zeit uns anzuschauen, wie ein Redaktionssystem funktioniert. Konkret, inwiefern ein Redaktionssystem die Erstellung einer Publikation tatsächlich erleichtert.

Das zeigen wir Ihnen am Beispiel unseres Online-Redaktions- und Publikationssystems eliasPublisher:

Wie Sie auf dieser Grafik sehen, funktioniert die Erstellung von Publikationen mit eliasPublisher wie folgt.

1. Das Layout einer Publikation wird über ein hinterlegtes Template gesteuert. Dieses Template kann individuell auf deine Corporate Design Vorgaben abgestimmt werden und stellt sicher, dass jede Publikation gut aussieht.
2. Alle Änderungen am Inhalt Ihrer Publikation können Sie und Ihre Co-Redaktoren direkt im Publikationssystem vornehmen. Das erspart Ihnen das Hin- und Herschicken von Inhalten.
3. Mithilfe einer integrierten Chart-Engine können Sie in nur wenigen Klicks Diagramme erstellen. Für ansprechende Grafiken sind Sie nicht mehr auf die Hilfe eines Grafikers angewiesen.
4. Eine Excel-Schnittstelle stellt sicher, dass Sie beliebig viele Excel-Tabellen verknüpfen und direkt in die Publikation integrieren können. Zahlen können so ohne Aufwand und fehlerfrei eingefügt werden.
5. Auf Knopfdruck und ohne Mehraufwand veröffentlichen Sie Ihre Publikation medienübergreifend. Auf welchen Kanälen bestimmen Sie.

Jetzt wo Sie wissen, wie die Erstellung einer Publikation auf Systemseite funktioniert, ist es an der Zeit, uns mit dem Prozess auseinanderzusetzen.

Kommt das Wort «Publikation» vor, ist die Wissenschaft nicht weit. Das gilt auch für den Publikationsprozess. Doch in diesem Beitrag fokussieren wir uns ausschliesslich auf den Publikationsprozess von Organisationen.

Zurück also zur Frage: Was ist ein Publikationsprozess? 

Ein Publikationsprozess umfasst alle Aktivitäten, die bis zur Veröffentlichung einer Unternehmenspublikation nötig sind. Dieser Prozess lässt sich in 5 Phasen gliedern.

Gerade bei grösseren Publikationen wie beispielsweise einem Geschäftsbericht ist es wichtig, mit der Erstellung eines Redaktionsplans und/oder eines Inhaltskonzepts zu beginnen.

Diese Arbeit erfolgt sinnvollerweise in Zusammenarbeit mit dem gesamten Projektteam oder mithilfe einer Agentur. Schliesslich sollen Redaktionsplan und Inhaltskonzept allen Beteiligten als Orientierungshilfe dienen.

Das Inhaltskonzept definiert die geplante Inhaltsstruktur sowie den Inhaltsumfang und gibt die Anforderungen an Stil und Qualität der Texte, Bilder, Grafiken und Diagramme vor. Ein gutes Inhaltskonzept legt zudem klar fest, wer wofür die Verantwortung trägt.

Steht das Inhaltskonzept, lässt sich daraus der Redaktionsplan ableiten. Dieser gibt vor, wann an welchen Inhalten gearbeitet werden soll und zu welchem Zeitpunkt die einzelnen Phasen jeweils abgeschlossen sein müssen.

Wenn Sie die Ziele für die Redaktionsplanung festlegen, sollten Sie darauf achten, dass sie «SMART» sind.

Sobald das Inhaltskonzept und der Redaktionsplan definiert sind, beginnt die eigentliche Arbeit: Die Redaktionsphase.

In dieser Zeit erstellen Sie alle notwendigen Inhalte und fügst alles in einem Ordner zusammen. Im Idealfall sind alle Inhalte bis zum vorab definierten Zeitpunkt bereit. Dann können Sie die Inhalte organisieren und überprüfen, bevor Sie die Inhalte zur Gestaltung an den Grafiker/die Agentur übergeben.

Unsere Erfahrung zeigt, dass dieser vereinbarte Zeitpunkt in den seltensten Fällen eingehalten werden kann. Die Ursachen dafür sind verschieden: Entweder wurden bei der Planung Urlaube nicht berücksichtigt, es kam zu krankheitsbedingten Ausfällen oder aber die benötigten Daten sind noch nicht verfügbar.

Gerade bei Geschäftsberichten oder Factsheets von Finanzprodukten sind die finalen Zahlen immer erst kurz vor der Publikation verfügbar.

Die Folge ist, dass diese Phase des Publikationsprozesses – übrigens auch Redaktionsprozess genannt – sehr hektisch werden kann. Dies macht den Publikationsprozess zudem fehleranfällig.

Im Idealfall sind alle redaktionellen Arbeiten abgeschlossen, wenn die Layout-Phase startet. Im Idealfall – denn die Praxis sieht oft anders aus! Einige Texte müssen noch überarbeitet werden und deshalb haben Sie noch keine finalen Inhalte.

Gleichzeitig sind Sie aber unter Zeitdruck, weil Sie dem Grafiker oder der Agentur die Inhalte versprochen haben. Also schicken Sie das, was Sie bereits haben, damit die Grafiker und Grafikerinnen mit der Gestaltung der Publikation schon einmal beginnen können.

Selbst wenn Sie sich persönlich um die Finalisierung des Layouts kümmern, hilft dir das nicht wirklich weiter. Denn nicht nur das Hin- und Herschicken von Inhalten, sondern auch das Vor- und Zurückspringen zwischen verschiedenen Prozessschritten macht den Publikationsprozess komplexer, fehleranfälliger und teurer.

Sobald die Inhalte und das Layout stehen, beginnt eine der wichtigsten Phasen: Die Kontrollphase.

Besonders wenn Sie bereits viele Stunden in die Erstellung einer Publikation investiert haben, kann es sein, dass Sie etwas blind für Fehler oder Unstimmigkeiten sind. Deshalb sollten Sie einen Kollegen oder eine Kollegin um Hilfe bitten.

Ohne ein Publikationssystem, das eine Korrektur direkt im System ermöglicht, drucken Sie das Dokument am besten aus und übergeben es einem Kollegen / einer Kollegin. Gedruckte Dokumente haben übrigens den Vorteil, dass Fehler leichter zu finden sind.

Nach der Korrektur erhalten Sie ein Dokument mit diversen handschriftlichen Notizen, Anmerkungen, Korrekturen und sonstigen Anweisungen zurück. Im schlimmsten Fall können Sie diese Anmerkungen nicht gut lesen und haben deshalb Mühe die Anmerkungen zu implementieren.

Kennen Sie die offiziellen Korrekturzeichen, mit denen Agenturen, Redaktoren und Übersetzter arbeiten?

Die Verwendung von Korrekturzeichen könnten den Korrekturprozess für Sie und Ihre Kollegen vereinfachen. Sie zeigen klar, welche Art von Korrektur gefragt ist und minimieren damit sowohl die Gefahr einer Falschinterpretation als auch den Aufwand von Rückfragen.

Sobald Sie Ihre Publikation auf Herz und Nieren geprüft wurde, kann diese veröffentlicht werden.

Sie haben es also fast geschafft! 

Doch Vorsicht, auch wenn dieser letzte Schritt der vermeintlich einfachste des ganzen Prozesses ist, hat er es in sich. Denn die Zeit wird gegen Ende des Publikationsprozesses immer knapper. Um das Datum der Veröffentlichung einhalten zu können, sind oftmals Überstunden gefordert.

Bei börsenrelevanten Publikationen wie beispielweise einem Geschäftsbericht oder einer Medienmitteilung ist der Zeitpunkt dieser Veröffentlichung vorgegeben und muss zwingend eingehalten werden.

Das Problem ist, dass sich die vorherigen Phasen des Publikationsprozesses meistens verschieben: Entweder braucht die Erstellung der Inhalte länger als geplant oder aber die finalen Zahlen sind erst kurz vor der Veröffentlichung verfügbar oder es tritt sonst etwas Unvorhergesehenes ein. 

In der Realität sieht der Publikationsprozess deshalb meistens eher so aus:

Aufgrund der ineinanderlaufenden Phasen müssen Sie teilweise mit fehlerhaften Zahlen, Textlücken bzw. Blindtext oder fehlenden Bildern arbeiten. Dies führt zu Unsicherheiten und Fehlern.

Ganz schön tricky, oder?
Verständlich, dass Sie an diesem Zustand etwas ändern möchten.

Kommen wir zu den Vorteilen, welche die Nutzung eines Redaktionssystems mit sich bringt.

Davon gibt es nämlich einige:

• Multichannel Publishing
  Ein Redaktionssystem ermöglicht es Ihnen, Ihre Inhalte medienneutral aufzubereiten und sie ohne Mehraufwand auf mehreren Kanälen zu veröffentlichen. Hinzu kommt der Vorteil, dass alle Daten und Inhalte Ihrer Publikation zentral abgelegt und gepflegt werden können. Etwas, was ohne Redaktionssystem nicht möglich ist.
   
• Effizienzsteigerung
  Anpassungen und Korrekturen können von Ihnen und Ihrem Team direkt im System vorgenommen werden. Das optimiert die Zusammenarbeit und unterstützt die Einhaltung von Deadlines.

• Prozesssicherheit
  Ein klarer Workflow ist sehr wichtig und trotzdem etwas, das bei vielen Unternehmen fehlt. Ein Redaktionssystem unterstützt Sie bei der Einhaltung von Prozessen. Es zeigt zu jeder Zeit den aktuellsten Stand der Publikation und sorgt damit für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
   
• Kostensenkung
  Obwohl die Anschaffung eines Redaktionssystems mit Kosten verbunden ist, werden Sie damit langfristig Kosten senken können: Die höhere Effizienz sorgt für Einsparungen bei allen beteiligten Prozessen.

Wir sind uns gewohnt, immer auch nach Nachteilen Ausschau zu halten. Nachdem Sie gehört haben, welche Vorteile die Arbeit mit einem Redaktionssystem bringt, fragen Sie sich deshalb wahrscheinlich, ob es auch Nachteile gibt.

Die gibt es – zumindest anfänglich. Denn die Umstellung auf strukturiertes, prozessbasiertes Arbeiten bedingt eine Vorbereitung, welche mit Aufwand verbunden ist.

• Analyse der bisherigen Prozesse
• Definition der neuen Prozesse
• Verinnerlichung der neuen Prozesse
• Schulung für die Nutzung eines Publikationssystems

Hinzu kommen die Kosten für die Anschaffung eines Redaktionssystems. Wenn Sie diese Kosten und den Aufwand für die Einführung des Systems aber mit den Einsparnissen vergleichen, die Sie mit einem Redaktionssystem langfristig machen, können diese Nachteile relativiert werden.

Grundsätzlich eignet sich ein Publikationssystem für fast alle publizistischen Inhalte. Das heisst, für Zeitungen, Zeitschriften und Webseiten aber vor allem auch Unternehmenspublikationen wie Geschäftsberichte, Medienmitteilungen, Factsheets, Kataloge, Broschüren oder technische Dokumentationen.

Wie Sie bereits gelesen haben, eignet sich ein Publikationssystem besonders dann, wenn eine Publikation in verschiedenen Formaten ausgegeben werden soll. Das heisst, sowohl in einer Print- als auch einer Onlineversion.

Es gibt zahlreiche Redaktionssysteme auf dem Markt. Da ist es gar nicht so einfach, sich einen Überblick zu verschaffen. Wenn Sie also überlegen, ein Redaktionssystem anzuschaffen, müssen Sie wissen, wie Sie ein gutes Redaktionssystem erkennen.

Hier sind einige Punkte, auf die Sie achten sollten:

1. Webbasiertes Redaktionssystem

Wie flexibel kann gearbeitet werden?

Ist ein Redaktionssystem webbasiert, haben Sie eine grössere Unabhängigkeit. Und wer träumt nicht von mehr Unabhängigkeit?
Mit einem webbasierten Redaktionssystem arbeiten Sie wo und auf welchem Endgerät Sie möchten. Das heisst, dass Sie an deiner Publikation sowohl im Büro, als auch unterwegs auf Geschäftsreise oder zu Hause im Homeoffice arbeiten können.

2. Benutzerfreundliches Redaktionssystem

Wie einfach ist die Bedienung?

Vergissen Sie nicht, einen besonderen Wert auf eine benutzerfreundliche Bedienung zu legen! Ist die Benutzeroberfläche klar strukturiert und gut gegliedert, erleichtert dies nicht nur die Einarbeitung. Auch erfahrene Anwender arbeiten effizienter mit einer Software, die einfach zu bedienen ist.

Gute Redaktionssysteme verwenden einen integrierten Editor, in dem Texte, Tabellen, Grafiken und Links bearbeitet, formatiert und geteilt werden können. Idealerweise wird dieser Editor durch eine Funktion ergänzt, welche die Inhalte auf Fehler überprüft.

3. Medienübergreifendes Redaktionssystem

Welche Publikationskanäle können bedient werden?
 

Sie sollten Ihre Publikationen immer in der Form veröffentlichen, die deine Anspruchsgruppe benötigt. Sei dies als gedruckte Publikation oder in einer Onlineversion. Wichtig ist, dass Sie ein Publikationssystem wählen, mit dem Sie flexibel sind, was den Publikationskanal angeht. Denn jeder Anwender hat andere Bedürfnisse.

Beachten Sie, dass Online-Publikationen einen immer höheren Stellenwert haben. Für Sie bedeutet das, dass Sie Ihre Inhalte schnell auf den neuesten Stand bringen können und für deine Anspruchsgruppen, dass sie immer auf die aktuellste Version zugreifen zu können.

4. Kollaboratives Redaktionssystem

Wie kann im Team gearbeitet werden?

Ein gutes Redaktionssystem fördert die Zusammenarbeit mit deinen Kollegen und Kolleginnen. Es ist ein zentraler Platz, um Konzepte, Entwürfe und fertige Publikationen zu speichern. Jeder sollte Inhalte hinzufügen und editieren können. Besonders hilfreich ist es, wenn die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen möglich ist.

Eine Kommentarfunktion erweist sich ebenfalls als nützlich. Denn sie erlaubt es Inhalte mit Ideen und Änderungsvorschlägen zu versehen. Das erleichtert die Diskussion im Team und macht ausserdem nachvollziehbar, wer, wann, was geändert hat und warum. Das spart Meetings und das Versenden von E-Mails.

Jetzt wo Sie wissen, warum Sie ein Redaktionssystem brauchen und was es alles kann, kommen wir zur alles entscheidenden Frage – Was kostet so ein Redaktionssystem?

Gerne würden wir Ihnen hier einen konkreten Betrag nennen können. Doch leider gibt keinen Einheitspreis. Zu unterschiedlich ist das Angebot der verschiedenen Redaktionssysteme.
Viele Redaktionssysteme sind mit hohen Anschaffungskosten verbunden. Diese setzen sich aus Hardware-Anschaffungen, Lizenzkosten und der häufig nötigen Unterstützung durch einen spezialisierten Dienstleister zusammen. Wichtig ist, dass Sie genau wissen, was Sie von einem Redaktionssystem erwarten. Denn dann werden Sie erkennen, dass es Systeme gibt, die mehr bieten, als Sie tatsächlich benötigen. Und das spiegelt sich leider auch im Preis wider.

Allerdings gibt es auch Anbieter, welche Redaktionssysteme in unterschiedlichen Ausführungen anbieten. Die Systeme sind modular aufgebaut. Bezahlt wird, was benötigt wird. Das wirkt sich positiv auf den Preis aus. Ein weiterer Vorteil eines modularen Aufbaus ist, dass bei Bedarf jederzeit weitere Module hinzugefügt werden können.
Sehen Sie sich das flexible Preismodell unseres Redaktionssystems eliasPublisher an. Sie wählen einfach die Lösung aus, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt und los geht’s.

Das passende Redaktionssystem finden Sie nur durch Recherche und Beratung. Nehmen Sie siche zuerst Zeit, um Ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu ermitteln. Sobald Sie wissen, welche Anforderungen Sie an ein Redaktionssystem haben, wird Ihnen die Suche viel leichter fallen.

Nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben, wissen Sie nicht nur ob du ein Redaktionssystem brauchen, sondern auch worauf Sie sich besonders achten müssen.