Einfache Prozesse: Publikationen erstellen und publizieren leicht gemacht

Besonders kleinen und mittleren Unternehmen fällt es häufig schwer, Publikationen zu erstellen und zu veröffentlichen. Schuld daran sind zu komplexe Redaktions- und Publikationsprozesse. Doch wie lassen sich diese Prozesse vereinfachen? Dieser Bericht hat die Antworten!

Die meisten Unternehmen veröffentlichen regelmässig Publikationen wie Geschäftsberichte, Medienmitteilungen oder Factsheets. Und dies aus gutem Grund! Schliesslich sind Publikationen wichtige Elemente der Unternehmenskommunikation. Doch ohne eigene Marketingabteilung und/oder aufgrund beschränkter Ressourcen ist der Weg zur fertigen Publikation gerade für kleinere Unternehmen oftmals ein Kraftakt.

Einerseits, weil sich die Kommunikation in einem stetigen Wandel befindet und sich die Anforderungen an Publikationen dementsprechend schnell ändern. Anderseits, weil aufgrund mangelnder Ressourcen immer wieder wechselnde Mitarbeitende für die Erstellung von Kommunikationsmitteln zuständig sind. Die Schwierigkeit dabei ist, dass die Bedienung vieler Publikationslösungen zu komplex ist, als dass sie jeder Mitarbeitende ohne entsprechende Vorkenntnisse auf Anhieb verstehen könnte.

Das Resultat ist, dass die Redaktions- und Publikationsprozesse für viele Unternehmen nicht einfach genug sind. Doch wie kann den Unternehmen die Erstellung und Veröffentlichung von Publikationen leicht gemacht werden?

Ein möglicher Lösungsansatz für diese Herausforderungen ist die Nutzung eines Online- Redaktions- und Publikationssystems, wie beispielsweise elias^®. elias^® wurde entwickelt, um die Prozesse rund um die Erstellung und Veröffentlichung von Publikationen zu vereinfachen. Wie das geht, zeigen die folgenden drei Beispiele.  

Der Vorteil herkömmlicher professioneller Publikationslösungen und -systeme ist ihre umfassende Funktionalität. Es gibt fast nichts, was sich damit nicht realisieren liesse. Allerdings ist dies in den meisten Fällen gar nicht gefragt. Im Gegenteil: überdimensionierte Lösungen können sich sogar negativ auf die Publikationsprozesse auswirken. Denn viele Funktionen bedeuten oft eine komplexe Handhabung. Das wiederum hat zur Folge, dass die entsprechenden Publikationslösungen nur von Mitarbeitenden mit dem nötigen Know-how bedient werden können.
 

Gerade bei kleineren Unternehmen lassen sich die Aufgabengebiete der einzelnen Mitarbeitenden nicht immer klar voneinander trennen. So kommt es vor, dass an der Erstellung von Publikationen ganze Teams beteiligt sind. Bei einer komplizierten Bedienung der Publikationslösung kann dies problematisch sein. Wenn eine schulungsintensive Einstiegshürde zu überwinden ist, bevor überhaupt mit der Publikationslösung gearbeitet werden kann, verschlingt dies wichtige, ohnehin schon knappe Ressourcen.
 

Eine Schwierigkeit, die sich mit der nötigen Benutzerfreundlichkeit beseitigen lässt. Um den Publikationsprozess so einfach wie möglich zu machen, ist ein leicht zu bedienendes System nötig. Benutzerfreundlichkeit ist unverzichtbar. Genau auf diesem Grundsatz basiert elias^®. Die intuitive Benutzerführung und der übersichtliche Aufbau ermöglicht es allen Mitarbeitenden, auch ohne spezifisches Fachwissen mit dem Online-Redaktions- und Publikationssystem zu arbeiten.

Die Bedienung einer neuen Software zu erlernen, kostet Zeit. Dies ist kein einmaliger, sondern ein wiederkehrender Aufwand. Gerade dann, wenn die Software nicht täglich genutzt wird. Die Zeit für dieses Einarbeiten ist meistens nicht vorhanden oder könnte zumindest besser genutzt werden. Warum also nicht bereits vorhandenes Wissen nutzen und darauf aufbauen? Der Grossteil aller Unternehmen verwendet die Microsoft Office Palette und arbeitet regelmässig mit Programmen wie Excel und Word. Dementsprechend sind die Mitarbeitenden mit den Funktionen dieser Software vertraut und finden sich in dieser Umgebung mühelos zurecht.

Die Entwicklung von elias^® hat sich an dieser Tatsache orientiert und ermöglicht den Nutzern, sich in ihrer bekannten Softwareumgebung zu bewegen. Dadurch entfällt das zeitintensive Einarbeiten. Ob einzelne Tabellen oder ganze Excel-Dateien – dank einer Excel-Schnittstelle lassen sich Inhalte mit wenigen Klicks importieren und in Publikationen integrieren. Für die Ausgabe der Print-Version einer Publikation kann Word als Schnittstelle genutzt werden.

Die Anforderungen an moderne Publikationen werden laufend höher. Die Leser wünschen sich abwechslungsreiche Inhalte. Das stellt die publizierenden Unternehmen vor neue Herausforderungen. Nebst Bildern und Grafiken sind Charts beliebte Inhaltselemente. Sie sorgen nicht nur für eine optische Auflockerung innerhalb einer Publikation, sie eignen sich besonders gut, um komplexe Inhalte übersichtlich und vereinfacht abzubilden.

Die Erstellung von Charts kann ganz schön anspruchsvoll sein. In der Praxis sind deshalb viele Unternehmen auf die Unterstützung eines Grafikers angewiesen, was wiederum Zeit und Geld kostet. Mit elias^® ist das nicht mehr nötig. Dank einer integrierten Chart-Engine können Charts direkt in der Publikation einfach und schnell erstellt werden. Sie ermöglicht eine automatische Umwandlung von Daten in Kuchendiagramme, Balkendiagramme oder Liniendiagramme. In nur wenigen Klicks entstehen so ansprechende Charts.

Wie die Effizienz mit einem Publikationssystem bedeutend gesteigert werden kann: Jetzt lesen!

Dies sind nur drei von unzähligen Beispielen, wie Redaktions- und Publikationssysteme mit der richtigen Lösung nachhaltig vereinfacht werden können. Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen nicht zufrieden sind mit ihren Publikationsprozessen, weil diese zu komplex sind. Dennoch wird diese Unzufriedenheit meist hingenommen. Die Gründe dafür sind sicherlich verschieden. Möglicherweise ist vielen Unternehmen gar nicht klar, wie einfach die Erstellung von Publikationen tatsächlich sein könnte. Oder aber sie scheuen die Umstellung auf ein neues System.

Dieser Bericht zeigt, dass es mit elias^® eine neue Alternative gibt, mit der sich die Prozesse nachhaltig vereinfachen lassen. Publikationen zu erstellen und zu veröffentlichen wird den Unternehmen damit so leicht gemacht, dass ein Systemwechsel definitiv eine Überlegung wert ist.