Factsheet erstellen leicht gemacht – So geht es!

Sie fragen sich, wie Sie ein Factsheet ganz einfach erstellen können? Das zeigen wir Ihnen gerne. In diesem Blogpost fassen wir alles Wissenswerte rund um das Thema Factsheet zusammen und erklären, worauf es bei der Erstellung ankommt. Somit steht der erfolgreichen Kommunikation mit den Zielgruppen Ihres Unternehmens nichts mehr im Weg.

In der Kommunikation grosser Unternehmen und Organisationen sind Factsheets häufig anzutreffen. Unsere Erfahrung zeigt, dass auch kleinere und mittlere Unternehmen vom Nutzen dieses Kommunikationsmittels profitieren können. Denn ein Factsheet vereinfacht die Kommunikation mit den Zielgruppen, weil es selbst komplexeste Inhalte auf eine einfache Ebene herunterbricht.

Journalisten oder Investoren greifen bei ihren Recherchen gerne auf Factsheets zurück. Das macht das Factsheet zu einer der wichtigsten Publikationen eines Unternehmens. Lesen Sie, worauf Journalisten und Investoren bei ihrer Recherche achten.  Wollen Sie den Auftritt Ihres Unternehmens stärken, ist das Factsheet ein Muss.

Falls Ihr Unternehmen, seine Kommunikation durch ein Factsheet ergänzen möchte, suchen Sie möglicherweise nach einer Factsheet-Vorlage. Falls Sie noch nie ein solches erstellt haben, kann dies zu einer echten Herausforderung werden.

Das Gute ist, dass es für die Gestaltung oder den Aufbau eines Factsheets keine Formvorschriften gibt. Sie sind grundsätzlich völlig frei, was die Form Ihres neuen Factsheets angeht.

Vergleichen Sie Factsheets von Unternehmen miteinander, wird Ihnen dennoch auffallen, dass sich diese ähnlich sehen. Klassischerweise bestehen sie aus einer Kombination von kurzen Texten, Tabellen, Diagrammen und Bildern.

Dabei spielt das Medium gar keine Rolle. Factsheets können sowohl als PDF, gedruckt auf Papier oder als Websiteihnhalt aufbereitet und publiziert werden.

Doch zurück zu Ihrem Wunsch nach einer Factsheet-Vorlage. Zwar werden im Internet unzählige Templates angeboten, allerdings eignen sich diese nur bedingt: Denn als Teil des Gesamtauftritts Ihres Unternehmens, sollte das Factsheet zu den weiteren Kommunikationsmitteln passen und sich von anderer Unternehmen abheben.

Die erste Aufgabe bei der Erstellung eines Factsheets ist die Entscheidung, welche Inhalte präsentiert werden sollen. Welche Informationen auf ein Factsheet gehören, hängt in erster Linie von den Interessen Ihrer Zielgruppen ab. Die Erstellung beginnt mit der Überlegung, für wen dieses Dokument relevant sein soll. Je konkreter Sie diese Frage beantworten, umso genauer lassen sich die Themen ableiten, die darin integriert werden sollen.

Die Relevanz der Inhalte entscheidet darüber, wie gut sich ein Factsheet als Informationsquelle eignet. Die Informationen müssen jedoch nicht nur relevant, sondern auch aktuell und korrekt sein. Die Überprüfung aller Inhalte ist deshalb besonders wichtig. Sobald es zu bedeutenden Änderungen kommt, müssen Sie eine neue Version des Factsheets erstellen und publizieren.

Wussten Sie, dass viele Unternehmen jeden Monat neue Factsheets veröffentlichen? Obwohl nur bestimmte Inhalte aktualisiert werden müssen, kann die Erstellung einer neuen Version aufwendig sein. Besonders bei wiederkehrenden Publikationen lohnt es sich, die Erstellungsprozesse zu optimieren, bzw. zu automatisieren. Programme, wie der eliasPublisher unterstützen dabei und führen auf die Dauer zu Einsparungen, sei es zeitlich, personell wie auch finanziell.

Ein Factsheet gibt Auskunft über verschiedene Themenbereiche. Um diese in einen logischen Zusammenhang zu bringen, ist es wichtig das Factsheet gut zu strukturieren. Nicht nur optisch, sondern auch inhaltlich.

Was bedeutet das?

Die Inhalte des Factsheets müssen priorisiert und in eine entsprechende Reihenfolge gebracht werden. Das Wichtigste kommt immer zuerst!

Folgende Punkte helfen Ihnen, Ihrem Factsheet eine Struktur zu verleihen:

• Überschriften
  Durch die Verwendung von Überschriften können Sie nicht nur verschiedene Abschnitte voneinander trennen, sondern Sie geben dem Leser eine Vorschau auf die darauffolgenden Inhalte. Überschriften führen den Leser rasch durch das Factsheet und sind ausserdem eine optische Auflockerung für das Auge.
   
• Liste der wichtigsten Fakten
  Für lange Texte bietet das Factsheet zu wenig Platz. Deshalb ist die Verwendung von Aufzählungen ein beliebtes Element. Listen bieten unter anderem folgende Vorteile:
  • Inhalte können stichwortartig aufgeführt werden
  • durch die Übersichtlichkeit kann der Leser Informationen besser speichern
  • Auflistungen springen eher ins Auge als Textblöcke
     
• Tabellen
  Aufgrund der begrenzten Fläche eines Factsheets lohnt es sich, Tabellen zu nutzen. Tabellen ermöglichen es, viel Information auf kleiner Fläche darzustellen. Ausserdem sorgen Tabellen für eine übersichtliche Anordnung und machen es für den Leser einfacher, Inhalte miteinander zu vergleichen.  

Das Design spielt beim Factsheet eine wichtige Rolle. Richtig eingesetzt unterstützt das Design die Botschaften, die das Factsheet vermitteln will. Gerade wenn komplexe Inhalte vereinfacht dargestellt werden sollen, wirkt die Verwendung von passenden Gestaltungselementen unterstützend.

Die folgenden Elemente eignen sich sehr gut für die Gestaltung eines Factsheets:

• Diagramme
  Grosse Datenmengen lassen sich mithilfe von Diagrammen auf kleinster Fläche ansprechend darstellen. Das vereinfacht sowohl das Verständnis als auch die Nachvollziehbarkeit von Entwicklungen.
   
• Grafiken
  Die Verwendung von Grafiken hilft, die Inhalte zu veranschaulichen und wird von den meisten Lesern als willkommene Abwechslung empfunden.
   

Auch wenn das Design ein wichtiger Aspekt ist, sollten Sie es nicht übertreiben. Denn aufgrund des beschränkten Platzes kann ein Factsheet schnell überladen wirken.

Am besten, Sie orientieren sich generell am Grundsatz «weniger ist mehr».  

Ein Fehler, der uns bei Factsheets häufig auffällt, ist die Verwendung von zu generischen Überschriften. Da der Umfang eines Factsheets begrenzt ist, zählt jede Zeile. Hinzu kommt, dass Überschriften aufgrund ihrer Gestaltung besonders schnell ins Auge fallen.

Verwenden Sie jedoch nichtssagende Titel, verpassen Sie eine Chance. Ein guter Titel schafft einen Leseanreiz. Achten Sie deshalb darauf, dass die Überschriften auf Ihrem Factsheet präzise und informativ sind.

Ein Factsheet ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen. Am effektivsten ist diese Zusammenfassung, wenn sie so kurz wie möglich ist. Auch hier gilt, weniger ist mehr.

Die meisten Factsheets sind nur eine Seite lang. Um diesen beschränkten Umfang optimal nutzen zu können, sollte Ihr Fokus auf den Informationen liegen, die für das Zielpublikum des Factsheets wirklich relevant sind.

Bei der Zusammenstellung der richtigen Informationen können Sie bereits mit einer kleinen Auswahl an Themen einen guten Gesamtüberblick erzeugen.

Sollte es trotz aller Bemühungen nicht möglich sein, das Factsheet auf eine Seite zu beschränken, dürfen es auch zwei sein. Es gilt, lieber eine Seite hinzuzufügen als ein überladenes Factsheet zu erstellen. 

Ein Factsheet ist nur dann sinnvoll, wenn es verständlich ist. Der Schreibstil sollte deshalb so einfach wie möglich sein. Das bedeutet, eine adressatengerechte Sprache und gängige Formulierungen zu verwenden.

Verzichten Sie auf zu technische Begriffe und unnötige Fachwörter. Denken Sie daran, das Ziel deines Factsheets ist es, auch komplexe Inhalte auf eine leicht verständliche Ebene herunterzubrechen.

Ein weiterer Vorteil einer kurzen und knackigen Schreibweise – es bleibt mehr Platz für zustäzliche Inhalte.

Ein gut gestaltetes Factsheet ist somit ein unverzichtbares Werkzeug in der Unternehmenskommunikation. Factsheets sind essenziell für die klare und schnelle Kommunikation von Schlüsselinformationen.

Durch die Einhaltung einer klaren Struktur, die Verwendung von Grafiken und Diagrammen sowie einen einfachen und konsistenten Schreibstil, können Sie Ihre Zielgruppe schnell und effektiv informieren. Es wichtig ist, dass Sie immer wieder die Perspektive Ihrer Zielgruppen einnehmen. Nur wenn das Factsheet auf die Bedürfnisse von Investoren, Journalisten oder weitere Zielgruppen ausgerichtet ist, stellt es eine wertvolle Informationsquelle dar, die ihren Zweck erfüllt.

Redaktions- und Publikationsysteme wie eliasPublisher helfen Ihnen den Erstellungsprozess eines Factsheets weiter zu vereinfachen und zu professionalisieren.